根据市档案局《关于开展“进馆档案质量建设年”活动的通知》（九档字[2016]8号）的部署，从2016年起连续3年在市直机关暨驻市各单位分期分批开展“进馆档案质量建设年”活动。活动自开展以来，得到第一批、第二批参与单位的重视和支持，使到期进馆档案质量有明显的提高。

为了进一步巩固活动成果，从源头加强档案资源建设，做到应收尽收、应归尽归，市档案局决定，今年继续深入开展“进馆档案质量建设年”活动。现将《2018年继续开展“进馆档案质量建设年”活动工作方案》印发给你们，请结合本单位档案工作实际，深入开展“进馆档案质量建设年”活动，确保完成向市档案局移交到期档案工作。

 

 

 

 

     

 

 

 

2018年继续开展“进馆档案质量建设年”活动工作方案

为确保进馆档案达到进馆档案接收标准，做好到期档案移交进馆工作，市档案局决定从2018年继续开展“进馆档案质量建设年”活动，特制定如下工作方案。

一、工作目标

根据接收工作总体安排，进馆档案质量建设活动在三年内完成，2018年为活动的结束年，计划确定69家单位为第三批建设单位（名单见附件1），进馆单位要对2008年前形成的应进馆档案（包括各种门类、各种载体），特别是电子档案和各专业档案，进行一次全面的规范化清理、整理，做到应收尽收、应归尽归，使档案质量达到进馆档案接收标准（见附件2）。

二、主要内容、实施步骤

第一阶段：宣传发动（7月20日-8月9日）

1、开展进馆单位档案管理情况调查，摸清家底。

2、制定年度工作方案。

3、确定69家2018年度进馆档案质量建设单位。

第二阶段：全面实施（8月10日-9月底）

1、对列入2018年度进馆档案质量建设单位进行培训、指导。

2、各单位按照方案要求和进馆档案接收标准开展工作，各种门类、各种载体档案质量要全部达到接收标准。

第三阶段：质量验收与移交进馆（10-11月）

成立验收组，逐家上门进行检查验收，验收合格后移交进馆。

三、组织领导与任务分工

1、组织领导。为扎实开展进馆档案质量建设年，成立市档案局进馆档案质量建设年活动领导小组，市档案局局长林显莲任组长，市档案局副局长黄生生、余艳霞任副组长，领导小组成员为孙海萍、柯科、吴波、吴昭峰、熊茜茜，领导小组下设办公室，承担活动日常事务，柯科兼任办公室主任。

2、任务分工：市档案局业务科负责建设单位各种门类、载体档案整理的业务指导和进馆档案的质量验收工作，咨询电话：8636736；信息管理科负责进馆档案的接收工作，咨询电话：8582085。

四、具体要求

1、统一思想，提高认识。各单位的档案是国家档案馆馆藏资源的重要来源，其质量的好坏，直接关系到国家档案资源体系建设的好坏。市档案局将各单位开展进馆档案质量建设活动情况作为年度评选档案工作先进单位的重要参考依据。各进馆单位一定要按照“进馆档案质量建设年”活动的总体要求，统一思想，深化认识，以高度的责任心、坚定的信心，积极参与，深入开展进馆档案质量建设年活动，认真抓好进馆档案质量建设中每个环节、每一项工作的落实。

2、狠抓落实、务求实效。进馆档案质量建设是一项专业性、技术性很强的工作，工作难度较强。各单位要严密组织，确定进馆档案质量建设工作分管领导和具体工作责任人，按照国家有关档案整理规范标准，认真做好进馆档案质量建设工作，并对所属二、三级机构的进馆档案质量建设进行指导与监督。各单位要积极与档案局密切配合，强化联动，形成共同参与的良好工作机制，稳定有序地推动活动的深入开展，切实把进馆档案质量抓紧抓好，抓出成效。

3、加强交流，及时宣传。要积极动员，加强宣传，及时发现、总结活动中的成功经验和特色做法，对具有突破性、独创性的工作方法和涌现出的先进典型及时进行宣传推介，营造争先创优的良好工作氛围。

附件：1、2018年第三批建设单位名单

      2、澳门博彩市档案局档案接收进馆质量标准

 

             

澳门博彩市档案局

            2018年8月7日

 

 

 

 

 

 

 

附件1

澳门博彩市档案局档案接收进馆质量标准

为确保档案的完整和进馆档案的质量，实现档案规范化管理，更好地为社会各界提供服务，根据《档案法》、《江西省档案管理办法》等档案工作法律、法规，结合本馆实际，特制定本标准。

一、接收进馆范围

1.纸质档案：文书档案（永久、长期、30年），会计档案（主要为财务年报），科技档案，专门档案（含各单位业务档案）。

2.特殊载体档案：声像档案（包括照片、录音录像、光盘等），实物档案（荣誉档案要求获省级及以上荣誉）。

3.检索工具：全宗指南、案卷目录、全引目录、归档文件目录、立卷说明（归档文件整理说明）一式二份，一份随档案移交，一份留本单位保存。

4.编研材料：包括组织机构沿革、大事记、公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

二、档案接收质量要求

（一）全宗内档案分类科学，编号规范

1.一个全宗内要确定统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明。

2.全宗内文书档案类别设置合理，按年度—问题（或机构）—保管期限分类；会计档案按年度—形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其他专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准。

3.全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号—分类号—案卷号；以件为单位整理时，档号设置按省档案局《归档文件整理规范》（DB36／T 380—2016）有关规定执行。

（二）全宗内档案的鉴定

1、进馆的档案必须是具有长期（30年）以上保存价值的档案，应根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，做好进馆前的档案保管期限调整工作。

2、移交进馆档案应根据国家档案局、国家保密局《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，做好进馆前的档案解密和调整密级工作。

（三）全宗内档案的整理

全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案等质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，各类专业档案要符合相关条线业务标准。使用国家标准统一规格制作的卷皮、卷盒。

1、文书档案。 2001-2016年文书档案按照以件为单位的方式（DB36/T380-2002）进行整理，2017年（含）以后文书档案按照新的以件为单位的方式（DB36/T380-2016）进行整理。

1）归档文件必须是原件。

2）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3）归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在每件文件首页的正上方空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，章内各栏目填写准确、清晰。

4）一般厚度的文件可采用不锈钢钉进行装订，较厚的文件可采用三孔一线的方法装订。

5）档案盒内有备考表，填写完备。档案盒封面，刻章（使用黑色油墨）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。盒脊项目填写需用黑色油墨盖章准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用黑色油墨盖章,一年编写一个流水号（阿拉伯数字）。

6）在著录档案目录时，文件标题以照实著录为原则。如果存在没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的（如抄告单、会议记录、通知、协议等），应全部或部分自拟标题。自拟内容应加方括号“[]”，以与原标题内容相区分。

2、会计档案

接收会计年报表，按照《会计档案管理办法》的要求整理编目。以卷为单位。

3、科技档案

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求整理编目。

4、专门（专业）档案

按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理，没有规范的，参照文书档案标准实施。

5、特殊载体档案

1）照片档案按照《照片档案管理规范》的要求整理编目。装入照片档案夹，以一册为一卷，卷内按张编写照片号、照片说明，并编制卷内目录，案卷背脊贴规范的标签。

2）计算机光盘、激光视盘等档案以一张为一卷，放入光盘档案册并编制案卷目录，光盘册背脊贴标签，注明起止案卷号。

3）录音、录像档案按盒编目，一盒为一卷，标签贴于盒脊上，并在录音录像带上编号。

4）实物档案按件编目，一件为一卷，标签贴于背面的右下角。

（四）检索工具

档案进馆时需同时移交与档案相对应的纸质目录和机读目录两种检索工具，文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。

1、以卷为单位的，按规范格式打印案卷目录、全引目录（案卷目录+卷内文件目录）。以件为单位的，按规范格式打印归档文件目录。目录内容与文件保持一致。

2、目录装订符合要求。案卷目录为A4尺寸横版，一般一页为8行，有内封面。全引目录和归档文件目录为A4尺寸竖版，一般一页为12行，有内封面，内容填写完整准确。

 3、全宗内所有进馆档案案卷级目录、文件级目录必须按照《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》、《江西省声像类电子档案著录与数据格式规范》等标准规范要求，输入档案管理系统，形成数据库。在移交纸质检索档案工具时，必须同时移交相应的档案目录数据光盘。数据录入要准确、详细，不遗漏，不错位。

三、档案接收程序

（一）编制移交文件

1、编写《全宗指南》。按照《全宗指南编制规范》（DA/T14-2012）的要求，以文字叙述的形式介绍全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成分介绍、检索查阅注意事项。

2、编写立档单位《组织沿革》。依照阶段法，系统、完整地反映单位内部机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿革等历史情况。

3、编写立档单位《大事记》。依照编年法对移交进馆档案所针对年度内发生的大事进行编写，应有编写说明和目录。编写说明包括资料来源、编写原则和其他要说明的问题。

4、编写档案分类方案。该方案涵盖所有进馆档案的门类，每一门类档案的类目设置，整理方法，编号排架方式。

5、编写档案保管期限表。包括所有档案的归档范围和保管期限的设置。

6、移交档案的立卷说明或归档文件整理说明。

（二）档案交接

1、档案移交（接收）前，各单位应根据本标准规定的档案接收要求，抽调人力进行检查和整理。

2、 为确保移交档案质量，档案进馆前，由市档案馆根据档案接收标准对各单位需移交档案进行质量评估，并出具进馆档案质量检查意见书，质量评估合格者接收进馆。

3、市档案馆会同移交单位档案人员，对照《档案移交目录》逐卷、逐件清点。绝密或贵重案卷逐页点收，并填写档案交接文据，一式二份，双方经手人、分管领导签字后盖单位公章，各存一份。